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11月祭事務局とは

 京都大学11月祭事務局(以下、事務局と呼びます)は、11月祭の準備、運営に携わるサークルです。

 11月祭で企画を出したい人たちのサポートや事務局の出す企画の準備、実施、来場者の方々への配慮や大学当局との手続き、広報活動に至るまで、11月祭に関わることを一手に引き受け、11月祭当日の4日間(以下、本祭と呼びます)のために1年を通して活動しています。

組織体系

 大量にある作業を効率的に行うため、普段は部局担当制を敷いて活動しています。

組織図

 上図のように、事務局は大きく分けて本部構内対応局・おまつり広場局・広報局・渉外局・パンフレット局・自主制作局・総合対応局・会計局の8部局から成り立っています。

 しかし、やらなければいけないことの全てが部局に分かれた専門的なものというわけではなく、事務局員全員が行う「全体の仕事」と呼ばれるものも存在します。

 基本的に事務局員は私たち2回生と新入局員の1回生で構成されますが、例年3回生数人に「幹部」として残っていただいています。幹部は実務を行いませんが、後述する会議の議事進行など、私たち現役事務局員のサポーターとなる仕事をしてもらっています。

年間スケジュール

◆ 5月

 新歓期が終わり、新入局員を迎えた新体制が発足します。また、東京大学の学園祭である五月祭を体験する五月祭研修が行われます。いよいよ事務局の一年が始まります。

◆ 6月

 1回生の初めての仕事があります。忙しい日が続きますが、新歓コンパなどもあり、事務局員同士で仲良くなれる時期です。

◆ 7月

 太陽がジリジリと照りつける中、7月後半には一般企画の企画登録や統一テーマの投票も始まります。

◆ 8月

 事務局も夏休みに突入し、この間通常会議は行われませんが、この長期休暇に立て看板や装飾を製作する部局担当もあります。1回生は自分の部局の仕事が増えてきます。

◆ 9月

 夏休みを終え、実働期と呼ばれる忙しい時期に突入します。第二回の企画登録があります。一般企画担当者は企画担当者説明会の準備に追われ、本部企画担当者は外部との交渉に奔走します。

◆ 10月

 一般企画担当者説明会が行われ、京大生の企画準備も佳境に入ってきます。祭りの雰囲気が日に日に増していきます。

◆ 11月

 準備も大詰め。11月祭の1週間前から毎日会議を行い、2日前からは30分刻みのスケジュールで動く「労管」と呼ばれる7日間に突入します。いよいよ11月祭が始まります......!

◆ 12月

 興奮冷めやらぬうちに、企画の担当者に対して、次年度に活かすためのアンケートを行います。2回生は引退し、残務や本年度中の反省、次の体制を整えるための引き継ぎなどを行います。1回生の君たちが主体となる次年度の11月祭に向けた活動のスタートです。

会議

 事務局の活動は毎週月・木の18:30から行われる通常会議を中心としており、この会議は原則全員参加となっています。

 本祭の約1週間前からは毎日会議が開かれます。それ以外にも、各種業務の関係者同士が集まって行われる特別会議もいくつか存在し、春休みには次年度のサークルの方針を話し合う会議も存在します。

 また、外部に提出する書類や全体に周知したい事項などを事前に各自確認・校正する「チェック」というシステムも存在します。このシステムは会議がスムーズに進むように取り入れられています。

全体の仕事

 全体の仕事とは、事務局員がそれぞれ持つ担当の仕事とはまた別に、部局担当の垣根を越えて全員で協力して行う仕事のことです。テントツアー、朝ビラや他大学ヘルプ、企画質問・登録会などたくさんの仕事があります。どれも全ての部局担当に関わるものなので、軽視しないように気を付け、十分に理解したうえで入局してください。

◆ テントツアー

 11月祭期間中には模擬店企画のテントをはじめとして、100張近くのテントを使うため、とても京大のテントだけでは賄いきれません。そのため、他大学にテントを借りに行き、11月祭で用いたあとに返却しに行くというテントツアーを行っています。昨年度は滋賀県まで行くこともありました。日中に行くこともあるため、授業を休んでもらうことになるかもしれません。

◆ 朝ビラ

 4共の教室に行くと、そのビラの多さに驚いたと思います。朝ビラとは、1限開始前に授業教室に行って、さまざまなビラを机の上に置いてくる仕事です。シフトを組んで行いますが、自宅生は免除されることがあります。朝早く起きなければいけませんが、配ったビラを見てもらえるのを見ると、とても嬉しい気持ちになります。

◆ 他大学ヘルプ

 11月祭期間中、他大学からお手伝いに来てもらったり、前述の通りテントを貸してもらったりすることがあります。そのお返しに、他大学の学園祭のお手伝いに行くのが他大学ヘルプです。昨年度は京都女子大学、京都ノートルダム女子大学に行きました。平日に行くこともあるので、やはり授業を休んでもらうことになるかもしれません。

◆ 企画質問・登録会

 企画質問会とは、11月祭に企画を出したいと思っている人たちに対して、企画の種別や申請方法などの説明をし質問に答えるものです。7,9月には企画登録会があり、この場で企画の申請を受け付けます。暑い時季なので大変ですが、企画を出したい人と触れ合うことができる貴重な機会です。同時に、事務局員としての責任を感じる仕事でもあります。

 ここでは代表的なものを挙げましたが、その他にもBOXの掃除・ごみ捨てや電話対応など、みんなで協力して行うことはたくさんあります。

活動に関する留意点

 事務局は11月祭という非常に規模の大きな祭の運営に携わってサポートするという性格上、事務局員は11月祭を楽しみにしてくれるお客さんや企画さんに対し、大きな責任を負うことになります。11月祭の4日間を最高の4日間とするために、年間を通して活動しているのです。

 また、通常会議以外にも活動する機会が多く、一言で表せば「忙しいサークル」であるため、大学生活に慣れないうちは大変かもしれません。例えば、時には講義を休んで事務局の活動を優先してもらうこともありますし、自宅生は友達の下宿に泊まらせてもらう必要があることもあります。アルバイトや他サークルとの掛け持ちを考えている人は、融通の利く負担の軽いものを選ばないと両立が困難になります。また、事務局の活動を優先してもらわなければならない時もあるので、事前にバイト先や掛け持ち先サークルの理解を得る必要があります。

 とはいっても、語学や専門などの出席重視の授業はそちらを優先できますし、他の一般教養科目の講義でも普段からきちんと授業を受けていれば大丈夫です。アルバイトや他サークルとの掛け持ちにしても、きちんと計画を立てて実行に移せば可能ですし、実際にアルバイトや掛け持ちをしている事務局員も多くいますので、まずは2回生に相談してみてください。

引退

 事務局は原則として2回生の12月に引退となります。これは、事務局が1回生の間を勉強期間、2回生の間を主導期間とする2回制を採用しているからです。そのため、入局した人は原則として1年半を事務局員として過ごしてもらいます。ですから、この間は事務局員として頑張り抜くのだという覚悟をもって入局してください。

 また、引退後も3回生には11月祭の運営のお手伝いをしてもらっています。また先ほども述べましたが、例年一部の3回生は幹部に就任しますので、その人たちは2年半事務局に属することになります。そのため、引退後も事務局の活動に関わる機会があることを念頭に置いてください。

最後に

 これまで事務局のことを書き連ねてきました。確かに、事務局の活動は大変ですが、それ以上にやりがいと魅力に溢れているサークルです。私たちが目指すゴールである11月祭の幕が無事に下ろされたとき、きっとかつてないほどの達成感、充実感があなたを満たしてくれるでしょう。

 また、忙しいと言っても仕事だけのサークルというわけではありません。

 他大学の学園祭を見に行ったり、京大生らしい個性的なイベントをやったり、そのほかにもコンパなど楽しいことが盛りだくさんです。さまざまな活動を通していく中で、互いに支え合いながら、きっと親密な仲間、先輩、後輩も作れるはずです。

事務局のことはちゃんと理解してもらいたいですし、私たちと一緒に11月祭に向けて活動してほしいと思います。このサイトだけでは伝えきれないこともあるので、ぜひ直接2回生まで話を聞きに来てください。